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内容証明郵便の書き方

 

内容証明の字数について

 

1.字数・行数の制限

 謄本の字数・行数の制限は、次のとおりです。

 

              区別

         字数・行数の制限

縦書きの場合

1行20字以内、1枚26行以内

 

         横書きの場合

1行20字以内、1枚26行以内

1行13字以内、1枚40行以内
1行26字以内、1枚20行以内

 

  • この制限は、謄本に関するものであり、内容文書には、字数・行数の制限はありません。

 

 

2. 字数の計算方法

 

 ① 記号は1個1字とします。ただし、括弧は上下(横書きの場合は左右)を全体として1字とし、上(横書きの場合は左)の括弧の属する行の字数に算入します。


  (例)

         %  →    1字としてカウント

          →    2字としてカウント

        Kg  →    2字としてカウント

 

  (例)

       漢字(固有名詞に限ります。)  →  13字としてカウント

 

 

 ② 文字数字を円、三角形、四角形等の簡単な枠で囲んだものは、各文字及び枠(1字)の合計で計算します。

 

   ただし、文中の序列を示す記号として使用されているものについては、全体として1字と計算します。

 

   (例)

                              →   2字としてカウント

 

                      →   3字としてカウント

 

   お支払いについてのご案内  →   12字としてカウント

 

           (1) 受付      →   3字としてカウント

 

   ① お支払い金額5万円以下     →   12字としてカウント

 

   ② お支払い金額5万円以上      →    12字としてカウント

 

内容証明郵便の出し方

 

内容証明の出し方

 

内容証明が書きあがりましたら、相手方へ発送します。

 

所定の用紙を使う場合は文字数は問題ありませんが、白紙に記載した場合は文字数を確認する必要があります。

 

そして、本文及び相手方の住所・氏名再度確認して、封筒には封をしないまま郵便局へ持って行きます。

 

 

1. 取扱郵便局に書類を持って行く

内容証明は、すべての郵便局から出せません。

郵便集配局と、地方郵便局長が指定した郵便局のみとなります。

 

2. 郵便局へ持参するもの

内容証明郵便をだすには、下記のものをご持参します。

 

1) 内容証明郵便で出す手紙 3通(同文のもの=コピー可)

2) 封筒 1通(受取人・差出人の氏名、住所を記入しておく)

3) 印鑑(文面を訂正する場合や契印の押し忘れ等に費用)

4) 郵便料金(通常1,220円です。詳細は後述します)

 

※ 印鑑は書面に押印する必要はありませんが、文字数がオーバーした場合や複数枚ある場合でや契印の押し忘れがあったときはその場で訂正できますので、念のため持参されたほうが良いです。

 

また、本人が郵便局に行く必要はありません。

 

行政書士に依頼したら代理で手続してもらうことも可能です。

 

 

郵便局での手続き

 

窓口で手紙3通と相手方の住所・氏名または会社名及びご自身の住所・氏名を書いた封筒を差し出し、配達証明つき内容証明郵便と申請します。

 

なぜ内容証明郵便を配達証明で送付するかというと、配達証明郵便で送ると、郵便局が相手方へ配達した日時と、配達した事実を証明してくれるからです。

 

内容証明で重要なことは、いつ、誰が、誰に、どんな内容の文章を相手方に送付したかを証明することですが、もし、普通郵便で送ったら、たとえ相手が郵便を受け取ったのに、「そんな郵便は届いていない」と言われる可能性があります。

 

そのようなことにならない為に、必ず、配達証明付きの内容証明にする必要があります。

上記書類を受け取ると、文字数や訂正印・契印の有無など内容証明の規則に従っているか郵便局員が手紙と封筒を確認します。

 

このとき局員は内容について何も言いません。

あくまで、法律に則って確認するだけです。

 

問題が無ければ、手紙の末尾に「この郵便物は平成●●年●●月●●日内容証明郵便物として差し出したことを証明します」という旨の文章を、3通すべてに郵便局長名で押印します。

 

そして3通のうち1通は相手方に送るため局員立ち合いのもと、自分で封筒に入れて、そのまま封をして、もう1通は郵便局が保管し、最後の1通は控えとして返却してくれます。

 

封筒と引き換えに、郵便局員から「書留郵便物受領証」を受け取ります。

 

書留郵便物受領証には日時、差出人、受取人などが記されていますので、返却をを受けた1通と一緒に大切に保管してください。

 

この受領証があれば、万が一手元の控えを紛失した場合などでも郵便局に保管してあるものを閲覧することができますし、もう一度同じ手紙を作れば再度内容証明をしてもらうこともできます。

内容証明郵便の料金

 

内容証明郵便の代金は下記の通りです。

  

内容証明料  420円

書留料金    420円

 

郵便料金     82円(枚数が多いときは追加料金になります)

 

配達証明料   300円

 合計1,222円というのが一般的料金です。

 

 内容が2枚以上になるときは、1枚につき250円の内容証明料が加算されます。


すぐに送らなければならないときは速達郵便で送りますが、その際270円が加算されます。

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